SmartSchools B.V.

Privacyverklaring, Algemene Voorwaarden en Disclaimer

SmartSchools B.V. · KvK 85473960 · Kapellerlaan 259, 6045 AG Roermond

Laatst bijgewerkt: juni 2026

Wie zijn wij

Deze website en het online platform worden beheerd door SmartSchools B.V. (hierna: SmartSchools), gevestigd aan de Kapellerlaan 259, 6045 AG Roermond, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85473960, vestigingsnummer 000051517523. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via [email protected] of 0475 57 57 93.

Welke gegevens wij verwerken

Wij maken onderscheid tussen drie situaties, omdat zij een verschillend karakter hebben.

1. Bezoekers van de website

Als bezoekers een reactie achterlaten of een formulier invullen, verzamelen wij de gegevens die in het formulier worden ingevuld, het IP-adres en de browsergegevens (user agent). Dit helpt ons om spam te herkennen en om uw vraag of aanmelding te behandelen. De inhoud van een ingevuld formulier wordt na ontvangst aan u toegezonden en, na uw toestemming, gebruikt voor verdere afhandeling.

Laat u een reactie achter met een profielfoto, dan kan een geanonimiseerde tekenreeks op basis van uw e-mailadres (een hash) worden verstrekt aan de Gravatar-service om te zien of u die gebruikt. Gravatar is een dienst van Automattic (Verenigde Staten); het privacybeleid is beschikbaar via automattic.com/privacy. Na goedkeuring van uw reactie is uw profielfoto zichtbaar in de context van die reactie. Dit speelt uitsluitend bij de reactiefunctie op de website en niet bij het platform of de LesSpiegel.

2. Organisaties en gebruikers van het platform

Wanneer een organisatie (zoals een school of schoolbestuur) zich bij ons meldt, een lidmaatschap aangaat of een account gebruikt, verwerken wij persoonsgegevens van de betrokken contactpersonen en medewerkers. Het gaat om:

• voor- en achternaam, indien opgegeven;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer, indien opgegeven;
• gebruikersrol binnen het platform;
• technische inlog- en beveiligingsgegevens, zoals datum en tijdstip van login en het IP-adres waarmee wordt ingelogd.

Wij gebruiken deze gegevens voor het aanmaken en beheren van accounts en lidmaatschappen, voor autorisatie en roltoekenning, voor communicatie over de dienstverlening, voor facturatie en administratie, en voor de beveiliging en continuiteit van het platform. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt.

3. Leerlingen die de LesSpiegel invullen

Van leerlingen verwerken wij bewust geen tot personen herleidbare gegevens. Hoe dat werkt, leest u in het volgende onderdeel.

Media en geuploade afbeeldingen

Als u afbeeldingen naar de website of het platform uploadt, voorkom dan dat deze ingesloten locatiegegevens bevatten (EXIF GPS). Bezoekers kunnen dergelijke locatiegegevens uit op de website geplaatste afbeeldingen downloaden en uitlezen.

De LesSpiegel: anonieme leerlingrespons

De LesSpiegel is ontworpen volgens het principe privacy by design. De school ontvangt een unieke link naar een vragenlijst, die op een voor leerlingen toegankelijk schooldevice wordt geopend. Leerlingen beantwoorden de vragen via een formulier dat op ons platform draait.

• Er is geen leerlingaccount, geen inlog en wij vragen geen naam, leerlingnummer of pseudoniem.
• Wij kunnen niet zien welke leerling welk antwoord geeft. Wij zien uitsluitend welke school welk formulier invult en wat de antwoorden op groepsniveau zijn.
• Alleen het inhoudelijke antwoord wordt opgeslagen, en uitsluitend op groeps- of schoolniveau.
• Het IP-adres van een inzending is in de praktijk het netwerk-IP van de instelling, niet van een individuele leerling. Dit IP-adres wordt niet bij de antwoorden bewaard, maar direct na de spamcontrole verwijderd.
• Leerlingen wordt vooraf gevraagd geen namen te noemen. Mocht in een open antwoord onbedoeld toch een voornaam van een ander kind worden genoemd, dan wordt deze direct van onze server in Nederland verwijderd en niet bewaard.
• Open antwoorden worden tevens gecontroleerd op uitingen die in strijd zijn met de basiswaarden van de democratische rechtsstaat.

Omdat geen tot personen herleidbare gegevens worden bewaard en uitsluitend op groeps- en schoolniveau wordt gerapporteerd, is de bewaarde leerlingrespons anoniem in de zin van overweging 26 van de AVG. Voor deze verwerking is geen verwerkersovereenkomst vereist.

Cookies

Als u een reactie op onze site achterlaat, kunt u ervoor kiezen om uw naam, e-mailadres en website in cookies op te slaan, zodat u deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen bij een volgende reactie. Deze cookies zijn een jaar geldig.

Als u onze inlogpagina bezoekt, plaatsen wij een tijdelijke cookie om te bepalen of uw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonlijke gegevens en wordt verwijderd zodra u uw browser sluit.

Wanneer u inlogt, plaatsen wij cookies om uw inloggegevens en schermweergavekeuzes te bewaren. Inlogcookies zijn twee dagen geldig en cookies voor schermopties een jaar. Kiest u voor “Onthoud mij”, dan blijft uw login twee weken behouden. Bij uitloggen worden de inlogcookies verwijderd.

Ingesloten inhoud van andere websites

Artikelen op deze site kunnen ingesloten inhoud bevatten, zoals video’s, afbeeldingen of artikelen. Ingesloten inhoud van andere websites gedraagt zich alsof u die andere website rechtstreeks bezoekt. Deze websites kunnen gegevens over u verzamelen, cookies gebruiken en uw interactie met die inhoud volgen, ook als u daar een account heeft en bent ingelogd.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet. Voor het functioneren van onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende verwerkers:

Als u een wachtwoordreset aanvraagt, wordt uw IP-adres opgenomen in de reset-e-mail. Reacties en formulierinzendingen kunnen worden gecontroleerd via een geautomatiseerde spamcontrole. Wij delen gegevens verder alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Voor geregistreerde gebruikers bewaren wij de persoonlijke informatie die zij in hun profiel verstrekken. Gebruikers kunnen deze gegevens op elk moment inzien, bewerken of verwijderen, met uitzondering van hun gebruikersnaam.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens. Als u een account heeft of reacties heeft achtergelaten, kunt u een exportbestand van uw persoonlijke gegevens opvragen, en u kunt verzoeken om verwijdering daarvan. Dit geldt niet voor gegevens die wij wettelijk verplicht moeten bewaren, bijvoorbeeld voor administratieve of beveiligingsdoeleinden. Een verzoek kunt u indienen via [email protected]. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen onder meer beveiligde communicatie via TLS/HTTPS, een rol- en rechtenstructuur binnen het platform, beperkte toegang tot persoonsgegevens, logging uitsluitend voor beveiligings- en beheersdoeleinden, en een geheimhoudingsplicht voor personen die toegang hebben tot persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst en privacybijsluiter

Bent u een instelling of een prive persoon en wenst u een verwerkersovereenkomst, dan kunt u dit schriftelijk aanvragen via [email protected]. Bij de verwerkersovereenkomst hoort een privacybijsluiter, waarin per gegevensstroom is uitgewerkt welke gegevens worden verwerkt, waar deze worden opgeslagen, door welke subverwerkers en met welke bewaartermijnen. Onze afspraken zijn afgestemd op de AVG en op de uitgangspunten van het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, waarvan SmartSchools zich medestander verklaart.

Algemene Voorwaarden

1. Begrippen

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: opdrachtgever, de partij die opdracht geeft of een lidmaatschap aangaat met leverancier; leverancier, SmartSchools B.V.; aanbieder, een op het platform aanbiedende derde partij. Verder: een programma is een cursus, training of andere vorm van opleiding; een opdracht betreft een project of projectleiderschap; een lidmaatschap is het lid worden van of deelnemen aan het online platform, al dan niet tegen een vooraf vastgesteld of overeengekomen tarief.

2. Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen leverancier en opdrachtgever.
• Door ondertekening van een overeenkomst of het aangaan van een lidmaatschap verklaart opdrachtgever op de hoogte te zijn van deze voorwaarden en daarmee akkoord te gaan.
• Afwijken van deze voorwaarden is alleen mogelijk wanneer dit expliciet in een door beide partijen schriftelijk bevestigde overeenkomst is vermeld.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

• Alle aanbiedingen en offertes van leverancier zijn vrijblijvend.
• Offertes en prijsopgaven zijn 14 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Facturering geschiedt op basis van deze offerte of wordt direct voldaan via bankoverschrijving, iDEAL of SEPA-incasso.
• Aanbiedingen gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
• De overeenkomst komt tot stand door ondertekening van de offerte of opdrachtbevestiging door opdrachtgever, door schriftelijke bevestiging door leverancier van een telefonische aanmelding of opdracht, of door het aangaan van een lidmaatschap.
• De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij uit de aard of strekking van de opdracht anders voortvloeit. Een lidmaatschap wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Opzeggen kan op dezelfde manier als waarop het abonnement is afgesloten. Is het online afgesloten, dan kan het ook online worden opgezegd, bijvoorbeeld via de website of per e-mail aan [email protected].
• Aanvullingen of wijzigingen op de overeenkomst kunnen alleen schriftelijk.

4. Annulering of wijziging door opdrachtgever

Bij open inschrijving en lidmaatschap geldt dat annulering schriftelijk plaatsvindt, tenzij deze online is aangegaan. De wettelijke bedenktermijn is van toepassing. Bij annulering van een inschrijving langer dan 4 weken voor aanvang brengt leverancier geen kosten in rekening. Annuleert opdrachtgever binnen 4 weken, dan worden de volledige kosten in rekening gebracht. Bij in-company of maatwerk geldt: bij annulering of wijziging tot 8 weken voor aanvang is opdrachtgever 25% van het offertebedrag verschuldigd, en tot 4 weken voor aanvang 50%.

5. Annulering door leverancier

Leverancier heeft het recht een overeenkomst of lidmaatschap te annuleren of deelname te weigeren, in welk geval opdrachtgever recht heeft op terugbetaling van het betaalde bedrag, bij een lidmaatschap het resterende bedrag tot het einde van de lidmaatschapsperiode.

6. Vervanging voor een programma of evenement

Opdrachtgever kan in plaats van de aangemelde deelnemer in overleg een ander aan het programma laten deelnemen, mits de benodigde voorbereiding nog mogelijk is. Vervanging na de start van het programma is niet toegestaan.

7. Uitvoering van de opdracht of het programma

Leverancier voert de opdracht naar beste inzicht en kunnen uit en bepaalt de wijze waarop en door wie dit gebeurt. Leverancier mag derden inschakelen wanneer dat voor een goede uitvoering wenselijk is.

8. Terbeschikkingstelling van informatie

Opdrachtgever zorgt dat alle gegevens die leverancier nodig heeft tijdig en in de gewenste vorm worden verstrekt, en staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan. Worden noodzakelijke gegevens niet tijdig verstrekt, dan mag leverancier de uitvoering opschorten en eventuele extra kosten in rekening brengen.

9. Geheimhouding

Leverancier is, tenzij er een wettelijke plicht tot bekendmaking bestaat, verplicht tot geheimhouding tegenover derden. Opdrachtgever zal de offerte en de daarin opgenomen kennis en werkwijze niet zonder schriftelijke toestemming aan derden ter beschikking stellen.

10. Honorarium of lidmaatschapskosten

Het honorarium of de lidmaatschapskosten zijn afhankelijk van de opdracht, of bij een lidmaatschap vooraf bekendgemaakt. Alle geoffreerde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

11. Betaling

Leverancier brengt verschuldigde vergoedingen in rekening via factuur, online betaalmogelijkheden zoals iDEAL of SEPA-incasso. Opdrachtgever voldoet het bedrag zonder aftrek of verrekening binnen 7 dagen na factuurdatum. Bij niet tijdige betaling volgt een aanmaning; blijft betaling daarna uit, dan is leverancier gerechtigd wettelijke rente en incassokosten in rekening te brengen.

12. Aansprakelijkheid

Leverancier voert haar werkzaamheden naar beste kunnen uit. Leverancier is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van opdrachtgever. Toont opdrachtgever aan schade te hebben geleden door een vermijdbare fout van leverancier, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal 75% van het betaalde honorarium of lidmaatschap, en bij een duurovereenkomst tot het bedrag over een periode van 6 maanden.

13. Termijnen en levertijd

Termijnen gaan niet eerder in dan nadat een eventuele vooruitbetaling is ontvangen en de benodigde informatie is verstrekt. Bij termijnoverschrijding kan opdrachtgever de overeenkomst niet ontbinden, tenzij uitvoering blijvend onmogelijk is; leverancier dient dan eerst schriftelijk in gebreke te worden gesteld met een termijn van minimaal 14 dagen.

14. Overmacht

Leverancier aanvaardt geen aansprakelijkheid wanneer zij door overmacht niet aan haar verplichtingen kan voldoen. Is de overmacht tijdelijk, dan tracht leverancier alsnog na te komen zodra dat redelijkerwijs mogelijk is.

15. Auteurs- en eigendomsrecht

Het auteursrecht op door leverancier uitgegeven materiaal berust bij leverancier, tenzij anders aangegeven. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming mag opdrachtgever dit materiaal niet publiceren, vermenigvuldigen of voor commerciele doeleinden gebruiken.

16. Reclame

Opdrachtgever kan binnen 14 dagen na verzenddatum schriftelijk gebreken melden over de werkzaamheden of het factuurbedrag. Daarna vervalt de mogelijkheid tot reclameren. Reclames schorten de betalingsverplichting niet op.

17. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Bij geschillen wordt eerst een minnelijke oplossing nagestreefd; leidt dit niet tot een bevredigend resultaat, dan is de bevoegde rechter in het gebied van de leverancier de geschillenrechter. Van toepassing is steeds de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de overeenkomst.

Disclaimer

SmartSchools verleent u toegang tot deze website. Het gebruik van deze website is onderworpen aan de onderstaande voorwaarden. Door deze site te bekijken en de geboden informatie te gebruiken, stemt u in met deze voorwaarden.

Ondanks de zorg en aandacht die SmartSchools aan deze website besteedt, is het mogelijk dat informatie onvolledig of onjuist is. Aan de geboden informatie kunt u geen rechten ontlenen. SmartSchools kan er niet voor instaan dat de informatie geschikt is voor het doel waarvoor u deze raadpleegt. Alle informatie wordt aangeboden zonder enige garantie of waarborg.

SmartSchools sluit alle aansprakelijkheid uit voor directe of indirecte schade die voortvloeit uit of verband houdt met het gebruik van deze website of de tijdelijke onmogelijkheid om deze te raadplegen.

De informatie op deze website wordt regelmatig aangevuld; wijzigingen kunnen op elk moment en zonder kennisgeving worden aangebracht. SmartSchools behoudt alle rechten met betrekking tot de op deze site gepresenteerde informatie en software, waaronder teksten, logo’s, handelsmerken en grafisch materiaal. Het is niet toegestaan deze informatie zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van SmartSchools door te geven, te vermenigvuldigen, te verkopen of te verspreiden.

Raadpleegt u via deze website een pagina van derden (een link), dan wijst SmartSchools u erop dat die informatie door de betreffende derde wordt verstrekt. Bent u van mening dat op die site onrechtmatig wordt gehandeld, neem dan contact op via [email protected].

SmartSchools B.V. · Kapellerlaan 259, 6045 AG Roermond · KvK 85473960 · [email protected] · 0475 57 57 93

© SmartSchools B.V. Alle rechten voorbehouden. Met deze voorwaarden vervallen alle voorgaande exemplaren.